Le incombenze burocratiche comportano spesso un notevole dispendio di tempo ed energia, soprattutto per ottenere pratiche di vario genere necessarie ad espletare pratiche di ogni genere. Per snellire i processi di presentazione e inoltre della documentazioni relativa ad una particolare pratica, la burocrazia ha intrapreso un processo di digitalizzazione, che prevede procedure da completare in parte o per intero online, per mezzo di appositi tool raggiungibili dai portali ufficiali degli enti di riferimento che dovranno gestire la pratica. Questo processo, che spesso viene indicato anche come ‘dematerializzazione’, offre numerosi vantaggi, sia per gli utenti che per le pubbliche amministrazioni, così come per tutte le figure professionali che hanno necessità di accedere ad archivi istituzionali. Di seguito vediamo quali sono gli aspetti più significativi di questo tipo di procedure e come fare per ottenere i documenti necessari per una pratica online.
Come ottenere i documenti per una pratica online
Sono ormai numerose le pratiche che possono essere espletate online; nella maggior parte dei casi, per completare la procedura, è necessario inviare o allegare una serie di appositi documenti. Un tempo, la documentazione specifica poteva essere ottenuta solo recandosi fisicamente presso l’ufficio o l’ente deputato al rilascio di certificati, attestati e simili. Oggi, invece, la situazione è piuttosto diversa: per gestire in maniera più agile tutti i passaggi necessari all’espletamento di una pratica, a partire dalla consegna della relativa documentazione, è possibile sempre più spesso effettuare l’invio in forma digitale.
Quando bisogna procurarsi documenti particolari per pratiche specifiche, ci si può rivolgere ad un tecnico specializzato o presentare richiesta all’ufficio di competenza; di recente, si sta diffondendo sempre più un’alternativa che riduce sensibilmente i tempi per l’ottenimento di certificati, visure e attestati di altro genere: si tratta dei siti specializzati in pratiche online che permettono agli utenti che ne hanno bisogno di richiedere ed ottenere in tempi relativamente rapidi un documento, in special modo quelli provenienti da archivi quali il Catasto, le Camere di Commercio e il PRA (Pubblico Registro Automobilistico). Questo servizio viene offerto a pagamento e prevede l’invio del prodotto acquistato all’indirizzo e-mail indicato dall’utente durante la finalizzazione della procedura d’acquisto; in genere, corrispondendo un piccolo sovrapprezzo rispetto alla tariffa standard, è possibile ottenere l’invio rapido del documento, nel caso in cui vi sia una particolare urgenza. I prodotti offerti da portali specializzati di questo tipo comprendono: visure e planimetrie catastali, visure camerali (estratti dagli archivi delle Camere di Commercio locali) o dal PRA, documenti di conservatoria.
Per richiedere uno dei documenti appena citati, basta visitare il sito di uno dei portali specializzati nella fornitura di questa tipologia di servizio, come ad esempio Ivisura, selezionare il prodotto che si desidera acquistare e completare i pochi passi necessari per implementare.
I vantaggi della burocrazia digitale
Il processo di digitalizzazione della burocrazia non è dovuto soltanto ai ‘tempi che cambiano’ e ad una diffusione ormai capillare delle più moderne tecnologie. I vantaggi della dematerializzazione sono numerosi, tanto per gli utenti quanto per gli operatori del sistema burocratici; il primo è certamente la praticità: non solo i tempi di attesa per l’implementazione delle procedure di invio si riducono notevolmente e vengono meno anche i vincoli temporali rappresentati dagli orari di ufficio (i portali specializzati che erogano servizi di questo tipo hanno orari di operatività più ampi). Anche dal punto di vista logistico, si tratta di una soluzione vantaggiosa, in quanto non obbliga l’utente a lunghe code in uffici che magari si trovano lontani dalla propria abitazione; inoltre, i documenti ottenuti direttamente per via telematica vengono inviati in formato PDF: in tal modo restano nella disponibilità dell’utente che li ha richiesti senza che possano rovinarsi con il tempo o per via dell’usura (cosa che accade puntualmente con le copie cartacee); in aggiunta, lo stesso documento può essere utilizzato comodamente, senza essere fotocopiato – operazione che tende a inficiare la qualità grafica dello stesso – ogni volta che serve.
Anche per quanto riguarda le pubbliche amministrazioni e gli enti preposti a gestire ogni sorta di pratica burocratica, la digitalizzazione offre diversi vantaggi. Il primo è di ordine logistico: sostituire le copie cartacee con le versioni digitali consente di risparmiare sui materiali (carta soprattutto) e sugli spazi necessari per l’allestimento degli archivi digitali che possono essere ‘compressi’ nei database informatici. Anche i costi di gestione risultano complessivamente ridimensionati, in quanto vengono soppressi alcuni passaggi intermedi. Inoltre, la dematerializzazione delle pratiche riduce notevolmente l’impatto ambientale, in quanto fa diminuire sensibilmente il consumo di carta per le copie e gli imballaggi dei plichi. Non va sottovalutato un altro aspetto, diventato cruciale a causa dell’emergenza sanitaria provocata dalla diffusione del COVID-19: l’accesso agli uffici pubblici deve essere contingentato per l’applicazione del protocollo sanitario, che può rendere alcune operazioni molto lunghe o possibili solo prendendo un appuntamento (vincolante per tempi ed orari); in tal senso, le pratiche online rappresentano l’opzione migliore per evitare assembramenti quanto possibile.
